La gestione del tempo è una tematica molto importante, sulla quale cerchiamo di portare sempre l’attenzione. Indubbiamente, è una competenza fondamentale per il successo sia nella vita professionale che personale, per raggiungere i propri obiettivi e migliorare la qualità della vita.

Avere una gestione del tempo efficace consente di pianificare e organizzare il proprio tempo in modo da ottenere il massimo rendimento dalle attività quotidiane, utilizzando il tempo in modo consapevole.

Bisogna saper distinguere le attività importanti da quelle meno importanti, come anche quelle urgenti da quelle meno urgenti. Avere questa sensibilità non è scontato e si può sviluppare solamente allenandosi ad osservare e ad analizzare come utilizziamo il nostro tempo.

Sicuramente, per ottimizzare la gestione del tempo servono pianificazione, concentrazione e migliorare la differenziazione delle priorità.

Già, ma come? Finora solo un po’ di teoria generica, giusto per rinfrescare i concetti fondamentali. Ma quello che vorrei darvi ora come messaggio, è che senza gli adeguati strumenti, non possiamo avere una gestione del tempo soddisfacente e performante.

Voi che tipo di strumenti usate?

Io attualmente ne uso 3: un’agenda settimanale, calendario di Outlook e un’applicazione che si chiama Timeular.

L’agenda è un’agenda cartacea settimanale, che aggiorno costantemente, più volte al giorno, e che mi aiuta a pianificare i miei impegni, ad analizzare e migliorare la pianificazione, sulla quale ho spazio per prendere appunti e scrivere note, con la quale posso anche tenere monitorate le attività personali e professionali in spazi diversi e disegnare le mappe dei miei obiettivi. Tanta roba, starai pensando. Esatto! L’ho scelta apposta tra tante, perché ho bisogno di avere tutto, ma proprio tutto, sotto controllo. Ma ancora non ti ho detto il bello: ci sono anche delle mappe emozionali che si possono usare (utili per capire con che stato d’animo iniziamo il mese e tenere monitorati i propri cambiamenti personali più profondi) e degli spazi appositi per monitorare le sfere di influenza della propria vita (cosa vogliamo migliorare, ciò che ci soddisfa di più, ecc). Si chiama Life Planner e secondo me è lo strumento cartaceo migliore, quantomeno più completo. Tutto trova spazio e basta un colpo d’occhio per tenere monitorata la situazione, sia considerando la pianificazione mensile, presente prima di ogni mese, sia quella settimanale visto che quella che uso io è proprio un’agenda settimanale. La mia è gialla. Già a me piacciono i colori sobri! Chi mi conosce lo sa.

E tu che agenda usi?

Il calendario di Outlook è sicuramente per me lo strumento più immediato per la pianificazione. Ogni volta che mi arriva l’invito a una call o che la pianifico io, automaticamente si inserisce nel calendario, sia sul pc che sullo smartphone. Si possono letteralmente trascinare con il mouse le mail dentro il calendario e creare un evento o un remind di una attività con promemoria. Si possono integrare e far interagire altri calendari personali ed ecco fatto, tutto sotto controllo anche sul telefono, quando si è in giro e non si ha l’agenda con sé. Le funzionalità sono infinite e ovviamente rendono il tutto molto più interattivo dell’agenda cartacea. Ma se non si ha pratica e non lo si sa usare, potrebbe diventare dispersivo, invece che di supporto. Perché, ricordo che gli strumenti che utilizziamo, devono esserci di aiuto e non essere di intralcio.

E tu hai mai utilizzato questo strumento o altri simili?

Timeular è davvero una grande scoperta! Esiste da un po’ ma io l’ho scoperta recentemente e non posso più farne a meno. Riporto un concetto fondamentale: non si può avere un’organizzazione del tempo ottimale se prima non si sa come lo si impiega e non si analizza questo aspetto. Lo specifico qui perché questa applicazione permette proprio di fare questo: analizzare l’impiego del proprio tempo. Come? In diversi modi. Principalmente si può usare solo come applicazione sul telefono o come versione desktop

una delle chiavi per una buona gestione del tempo è la pianificazione. Pianificare i propri impegni e obiettivi permette di avere una visione d’insieme della propria giornata, settimana o mese e di concentrarsi su ciò che è davvero importante. Inoltre, la pianificazione aiuta a evitare di perdere tempo con attività non essenziali e a identificare eventuali conflitti di tempo prima che si verifichino.

Un altro aspetto importante della gestione del tempo è la concentrazione. È importante essere in grado di concentrarsi su una singola attività alla volta, evitando distrazioni e interruzioni. Ciò significa evitare di gestire contemporaneamente più attività, ad esempio utilizzando il telefono mentre si lavora al computer.

La gestione del tempo efficace include anche la gestione delle priorità. Ciò significa che le attività più importanti e urgenti devono essere completate per prime, mentre quelle meno importanti possono essere rimandate o delegate. È importante notare che ciò non significa ignorare completamente le attività meno importanti, ma semplicemente gestirle in modo più efficiente.

Infine, è importante imparare a gestire le proprie emozioni e prendere decisioni in modo efficace. La gestione del tempo efficace implica saper riconoscere e gestire le proprie emozioni, in modo da non lasciarsi sopraffare dallo stress o dalla procrastinazione.

La gestione del tempo è una competenza fondamentale che consente di raggiungere gli obiettivi, aumentare la produttività e migliorare la qualità della vita. La chiave per una buona gestione del tempo è la pianificazione, la concentrazione, la gestione delle priorità, la gestione delle emozioni e la capacità di prendere decisioni efficaci.

Paola Bragatto