L’organigramma è uno strumento importante che viene utilizzato per rappresentare la struttura gerarchica e funzionale dell’azienda. E’ un diagramma visivo che rappresenta i vari ruoli e le responsabilità all’interno dell’azienda e aiuta a definire le relazioni che ci sono tra le varie unità.

Ecco una definizione accademica di che cosa è un organigramma.

Ma la sua funzione e il suo utilizzo non sono così scontati e immediati come questa definizione. Ancora oggi, in alcune aziende, l’organigramma non è ben strutturato, non è chiaro e sembra essere creato per dovere e non perché ne si comprende la sua reale importanza.

A cosa serve l’organigramma?

L’organigramma identifica in un’unica immagine la struttura aziendale e delinea le relazioni che ci sono tra le varie unità in esso indicate. Definisce i ruoli e le responsabilità dei singoli dipendenti e delle varie squadre all’interno dell’azienda. Inoltre, l’organigramma è uno strumento utile per la comunicazione interna, poiché fornisce una panoramica generale e chiarisce la posizione di ognuno.

Chi crea l’organigramma?

Generalmente l’organigramma è creato dal responsabile delle risorse umane o dall’imprenditore stesso. Può anche capitare che l’organigramma sia creato da un’organizzazione esterna, come per esempio dei consulenti specializzati un questo ambito.

Come usare al meglio l’organigramma?

Questo strumento può essere utilizzato in molte situazioni per migliorare l’efficienza e l’organizzazione aziendale. Per esempio:

1. Identificare eventuali problematiche nell’organizzazione: accorgersi, grazie a questo diagramma, che ci sono situazioni poco chiare, ruoli che non si riescono a collocare gerarchicamente, più persone che ricoprono lo stesso ruolo, o altre problematiche, aiuta a migliorare l’organizzazione aziendale
2. Mantenerlo aggiornato: l’organigramma aziendale deve essere aggiornato regolarmente per rappresentare le modifiche nella struttura organizzativa e nella gerarchia rappresentata. Si aggiungeranno le nuove assunzioni, si faranno le modifiche in base alle promozioni. Avere l’organigramma aggiornato, aiuta ad avere sempre chiaro in mente chi fa cosa e a chi riferirsi
3. Migliorare la comunicazione interna: un organigramma ben definito può aiutare a evitare la sovrapposizione delle responsabilità e dei compiti e fornisce una chiara e dettagliata struttura gerarchica che può essere utile per la formazione dei dipendenti e anche per il lavoro in team. L’organigramma dovrebbe essere condiviso con tutti i dipendenti, aiutandoli garantendo loro una chiara esposizione di come è strutturata l’azienda. Comunicare a loro il loro ruolo e mostrarglielo concretamente segnato su un organigramma, permette di avere un’immagine definita della loro posizione lavorativa, delle loro responsabilità.
4. Pianificazione strategica: l’organigramma può essere utilizzato per aiutare nella pianificazione strategica dell’azienda. Ad esempio, può aiutare a identificare i punti di forza e di debolezza dell’organizzazione e a creare un piano strategico per migliorare l’efficienza e la produttività. Inoltre, può aiutare a identificare le opportunità di crescita e di sviluppo all’interno dell’organizzazione.

Avevi mai pensato all’importanza di questo strumento? 

Sono dell’idea che l’organigramma dovrebbe essere la prima fotografia che ci ricordiamo quando pensiamo alla nostra azienda. Un’immagine chiara, semplice, definita, pulita.

Con uno sguardo sai e vedi quello che è importante, dove migliorare, cosa manca e cosa poter cambiare.

Sai dove sei all’interno dell’organigramma della tua azienda?

Prova a guardarlo bene, in modo approfondito. Cerca quanto descritto in questo articolo nel tuo organigramma.

Se vuoi confrontarti su questo argomento, capire meglio come funziona questo strumento, analizzare insieme il tuo organigramma e vedere se è funzionale, scrivi a info@studioprosolution.it.

Paola Bragatto